Opérer sans carte professionnelle : solutions, limites et conformité

Principe

Nommer un directeur détenteur de la carte T pour assumer la responsabilité technique. Délégation écrite, périmètre clair et reporting régulier.

Précisez les seuils de signature, la gestion des exceptions (annonces non conformes, dossiers incomplets), et les modalités de remplacement temporaire.

Contrats

Salariat, mandat social ou prestation. Annexer pouvoirs, seuils de validation, procédures, secrets et clauses de non-concurrence.

Prévoir une clause de réversibilité des accès (CRM, portails, signatures) et un plan de succession pour la compétence réglementaire.

Statut agent co

Indépendant, carte d’agent commercial, mandat d’intérêt commun, obligations d’immatriculation, rémunération à la commission et autonomie encadrée.

Évitez le lien de subordination déguisé. Formez à la conformité et documentez les obligations d’information envers les clients.

Statut salarié

Contrat de travail, subordination, salaire fixe/variable, obligations sociales et formation. Pertinent pour la direction habilitée et la conformité.

Utilisez une grille d’objectifs équilibrée (mandats exclusifs, qualité des dossiers, satisfaction) plutôt que le volume brut.

Registres

Mandats, reçus, répertoires, délégations, cartes/attestations. Traçabilité numérique, sauvegardes et contrôles croisés.

Mettez en place un calendrier de revue (hebdo annonces, mensuel mandats, trimestriel KYC).

Affichages

Honoraires TTC, numéro de carte, garantie, médiation, mentions légales, RGPD. Cohérence vitrine, site et annonces.

Automatisez la mise à jour sur site via un composant unique et un contrôle mensuel.

KYC & LBC-FT

Vérifications clients, origine des fonds, signataires, PEP, vigilance renforcée pour certaines opérations. Processus écrit et preuves.

Utilisez une checklist KYC et un dossier électronique scellé pour chaque transaction.

Apports

Outils, marque, procédures et formation. Facilitent la supervision par la direction habilitée et la montée en compétences de l’équipe.

Demandez des exemples de contrôles internes, de scripts de mandat et de reporting conformité.

Contrôle

Vérifier le DIP, les redevances, la non-concurrence, l’exclusivité territoriale et le soutien en cas de contrôle CCI/DGCCRF.

Comparez l’accès aux lead gen, aux partenariats notaires/courtiers et aux formations certifiantes.

Rôles

Dirigeant, directeur habilité, négociateurs, assistanat. Séparation des tâches critiques : mandats, séquestre, signatures et publications.

Formalisez une matrice RACI et un manuel opérationnel interne.

Reporting

Comité mensuel conformité, revue des dossiers, indicateurs, incidents et plan d’actions. Journaliser les décisions et correctifs.

Tenez un registre des non-conformités et des actions correctives.

Délégations

Lettres de délégation signées, périmètres, seuils, durées. Archivage numérique et contrôle d’accès.

Registres

Mandats, reçus, répertoire des actes, attestations collaborateurs. Numérotation, tampons et sauvegardes régulières.

Preuves

Captures d’écran d’annonces conformes, comptes-rendus vendeurs, preuves KYC, audit interne signé.

Processus

Échantillonnage mensuel des mandats/annonces, grille de contrôle, scoring et plan d’actions. Retour d’expérience partagé à l’équipe.

Outils

Checklist numérique, CRM, stockage sécurisé, piste d’audit. Export PDF des contrôles pour les autorités si besoin.

Montage rapide

Création société + directeur habilité salarié. Délégation encadrée, procédures signées, audit interne dès M1.

Montage réseau

Adhésion franchise. Formation initiale, scripts exclusifs, contrôle qualité central, reporting conformité partagé.

Transition carte

Opérer sous délégation pendant VAE ou équivalence, puis passation des pouvoirs et mise à jour des affichages.

Peut-on signer sans carte ?

Oui, si une délégation précise l’autorise et dans le périmètre défini par le titulaire. Conserver la preuve attachée au dossier.

Quelles assurances ?

RC pro obligatoire et garantie si détention de fonds. Recommander cyber et pertes d’exploitation.

Comment prouver la conformité ?

Registres à jour, checklists signées, audits périodiques, preuves KYC. Un dossier électronique par opération facilite le contrôle.

Que risque-t-on ?

Sanctions administratives/pénales, nullité d’actes, réputation. D’où l’importance des contrôles réguliers.

Directeur habilité

Objet, obligations de moyens, pouvoirs, seuils, astreintes, confidentialité, réversibilité des accès et responsabilité limitée aux actes couverts.

Annexer registre des pouvoirs et procédure d’escalade en cas d’exception.

Agent commercial

Immatriculation, non-subordination, RCP, exclusivité territoriale éventuelle, rémunération et traitement des leads. Clauses de conformité obligatoires.

Préciser l’usage des outils (CRM, signatures) et la conservation des preuves.

Franchise/ réseau

DIP, redevances, assistance, contrôles, obligations publicitaires, périmètre de marque et co-traitance RGPD.

Vérifier le support en cas de contrôle CCI/DGCCRF.

RACI

Mandats, annonces, visites, offres, compromis : qui est Responsable, Approbateur, Consulté, Informé ? Documenter et partager avec l’équipe.

Réduire les points uniques de défaillance et clarifier les seuils de validation.

Escalade

Définir ce qui nécessite l’avis du directeur : biens atypiques, prix non conformes au marché, doute sur l’origine des fonds, conflit d’intérêts.

Tracer les arbitrages dans un journal d’incidents et de décisions.

Annonces

Revue hebdomadaire des annonces avant publication : mentions obligatoires, prix, médias, conformité RGPD. Checklist signée.

Mandats

Contrôle mensuel du registre, numérotation, signatures, pièces annexes. Corriger et former à partir des erreurs récurrentes.

KYC

Vérification systématique PEP/sanctions, origine des fonds, cohérence patrimoniale, archivage des preuves et suivi des anomalies.

Carte T

Carte professionnelle d’agent immobilier. Peut être portée par un directeur habilité au sein de la structure.

RCP

Responsabilité Civile Professionnelle : couverture obligatoire. Vérifier plafonds et exclusions.

Registre des mandats

Document numéroté et tenu à jour, preuve de conformité des opérations. Base des audits internes et externes.

Startup locale

SARL + directeur habilité salarié 2 jours/semaine, 3 agents co encadrés, audit interne mensuel. Résultat : 8 exclusifs en 4 mois, aucun écart relevé lors du contrôle CCI.

Cabinet patrimonial

Holding + filiale agence, délégation cadrée, procédures KYC renforcées. Rituels de gouvernance avec notaire/courtier partenaires, reporting conformité partagé.

Franchise

Contrat franchise + directeur réseau sponsor. Onboarding 6 semaines, scripts de mandat, contrôle qualité central. Montée en compétence accélérée de l’équipe.

T0–T30

Nomination du directeur, lettres de délégation, création des registres, affichages, paramétrage CRM et trames. Formation express conformité et scripts commerciaux.

Pilotez une checklist “prêt contrôle CCI”.

T31–T90

Prospection, premières annonces conformes, audits hebdomadaires, comité mensuel. Ajustements des seuils de délégation et du process KYC selon retours terrain.

Consolidez un dossier de preuves (captures, registres, exemplaires anonymisés).

KPI conformité

% dossiers complets, délais de correction, non-conformités par type, preuves KYC par dossier. Objectif : zéro critique non traitée sous 7 jours.

KPI opérationnels

Taux d’exclusivité, délai de publication, qualité média, taux d’offres. Lien direct avec la satisfaction et le ROI marketing.

KPI gouvernance

Assiduité aux comités, décisions tracées, actions correctives clôturées. Transparence = crédibilité en cas de contrôle.